[Machen] Tagesplanung (#DeinEinzigartigerWeg19)

Veröffentlicht von Jonas Pöltl am April 10, 2022April 10, 2022

Lesedauer 10 Minuten

Viele Menschen scheitern daran, wenn es von der Theorie zur Umsetzung geht. Das Wissen ist vorhanden und sie müssten es nur noch machen. Dabei fehlt oft nur ein ganz kleines Puzzleteil, das Schuld daran ist, dass kein fertiges Gesamtbild entsteht, sondern sie weiterhin auf der Stelle treten. Essenziell für dein Vorankommen ist, was du an diesem heutigen Tag machst. Die Vergangenheit ist vorbei und die Zukunft ist noch nicht angekommen, nur heute kannst du etwas bewirken.

Um beim Thema Tagesplanung das fehlende Puzzlestück von reiner theoretischer Beschreibung (siehe Plan-dein-Leben-Trilogie 2: Von der Theorie zur Praxis (#DeinEinzigartigerWeg12)) zu liefern, gibt es in diesem Beitrag (a) den Download meiner Vorlage zum Planen und Rückblicken auf meinen Tag und b) eine detaillierte Anleitung, wie du ihn für dich nutzen kannst – und was du überhaupt davon hast.

Für Eilige geht es hier wie immer direkt zur Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.

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1 Alles startet klein

2 Anleitung zur Tagesplanung und zum Tagesrückblick

2.1 Tagesplanung

2.2 Tagesrückblick

3 Optimale Zeiten für Tagesplanung und -rückblick

6 Jetzt bist du dran!

Alles startet klein

Warum wir uns nicht zuerst die Planung der Lebensmission anschauen?

Berechtigte Frage, wo sie doch das große Ziel im Leben ist.

Lass mich dir eine Frage stellen:

Kennst du das Gefühl, vor einer unlösbaren Aufgabe zu stehen? Vor einer Aufgabe, die du nicht bewältigen kannst, weil du gar nicht weißt, wo du anfangen sollst?

Ich kenne das Gefühl gut. Und was mir jedes Mal dabei ungemein hilft, ist diese Aufgabe in kleine, machbare Schritte zu unterteilen. Ganz egal, wie klein diese Zwischenschritte auch sind, jeder einzelne wird mich näher an mein Ziel bringen. Und diese Schritte sind planbar.

Alles startet mit deinen Handlungen im Kleinen. Und was könnte sich zur Planung dieser Handlungen besser eignen als die Aktivitäten, die du genau heute beeinflussen kannst?

Wenn du deinen Tag im Griff hast, kannst du dir Ziele für die komplette Woche setzen, dann Monate, dann Jahre und schließlich kommst du da an, was du mit deinem Leben machen möchtest. Wofür du dein Leben nutzen möchtest. Was du mit deinem Leben bewirken möchtest. Und dann fühlt es sich nicht mehr nach der unlösbaren Aufgabe an, sondern es fühlt sich ganz natürlich an. Du bist den Weg Schritt für Schritt gegangen und jeder nächste Schritt kam einfach nach dem vorherigen.

Oder im Management-Slang: Wir nähern uns also unserem großen Ziel im Bottom-up-Verfahren, vom Kleinen zum Großen.

Anleitung zur Tagesplanung und zum Tagesrückblick

Ich für mich habe bei der Tagesplanung viel herumprobiert, verworfen, verfeinert, wieder neu begonnen und bin heute bei dieser einen Din-A4-Seite gelandet, die ich zur Planung meines Tages und zum Rückblick auf meinen Tag hernehme. Auf dem Weg zu meiner eigenen Vorlage habe ich mit dem High Performance Planer von Brendon Burchard begonnen, dann das Creator Journal verwendet, bis ich mir meinen individuellen Blueprint erstellt habe.

Wozu ein individueller Plan gut ist?

Grundsätzlich bestehen natürlich alle Tagesplanungsvorlagen grob aus denselben Bausteinen: Tagesplan mit Uhrzeiten, Ziele und Fragen, die dich auf deinen Tag vorbereiten sollen und dann einem Rückblick auf den Tag. Wozu jetzt also noch die Mühe machen und etwas eigenes erstellen?

Weil jeder Mensch anders ist. Nicht jede Frage passt zu jedem. Ich habe für mich die Fragen ausgesucht, die mich auf den Tag vorbereiten. Die ich morgens beantworte, um meinen Fokus richtig zu setzen.

Tagesplanung

Meine Tagesplanung findet Platz auf einer Hälfte eines Din-A4-Blattes und so sieht die Vorlage aus:

Was die einzelnen Blöcke bedeuten und was sie bringen gehen wir Schritt für Schritt durch:

Ganz oben starte ich mit dem heutigen Datum. Danach kommt der Wochentag, hier etwas kryptisch abgekürzt, M(ontag), D(ienstag), M(ittwoch), …

Den Wochentag kreise ich einfach ein. Er hilft mir später im (Wochen-)Rückblick leichter nachzuvollziehen, ob es ein Wochenend- oder ein Wochentag war.

Das Kernstück der Tagesplanung ist natürlich der Zeitplan. Um flexibel in der Planung zu bleiben, sind hier mehr Stunden dargestellt, als ich pro Tag verplane. Ausreichend gesunder Schlaf sind ein Muss, um kraftvoll und energiegeladen zu sein.

Beim Planen selbst bin ich ein Fan von Zeitblöcken: Du nimmst dir eine Aufgabe vor, und trägst sie in dem Zeitraum ein, in dem du sie erledigen willst. Z. B. Training 16:00 – 18:00 Uhr.

Details und minutiöses Planen sind hier nicht notwendig, du willst ja nicht jede Minute deines Tages verplanen und dann diesen Plan wie eine Maschine runterrattern.

Pausen und Erholung solltest du genauso einplanen, ein produktiver Tag ist immer ein Mix aus Anspannung und Entspannung.

Fokus setzen

In den Tageszielen finden die wichtigsten Aufgaben des Tages Platz. Das hilft mir den Fokus für diesen Tag zu setzen. Diese Punkte eignen sich natürlich auch hervorragend im Laufe des Tages mal wieder nachzusehen, ob der Fokus noch da ist. Der Fokus hat es nämlich so an sich, eigene Wege gehen zu wollen, wenn man ihn nicht bewusst setzt (und daran erinnert).

Folgende Fragen stelle ich mir morgens um meine Tagesziele zu setzen:

Was ist mir heute wichtig?
Was bringt mich heute am meisten voran, wenn ich es erledige?
Wenn ich heute nur eine einzige Sache machen könnte, was wäre das?

Bewusst Gedanken machen

Mein absoluter Lieblingsblock meiner Tagesplanung sind folgende Fragen, die ich bei jeder Tagesplanung schriftlich für mich beantworte:

Wem mache ich heute eine Freude?
Und vor allem: Wie
Formuliere so konkret und umsetzbar wie möglich.
Wofür bin ich heute dankbar?
Wenn du dankbar in den Tag startest, kannst du nicht schlecht gelaunt sein. Und es gibt so viel, wofür wir alle dankbar sein können.
Was mache ich heute für mich?
Ein sehr wichtiger Punkt, der gerne in der Hektik und im Trubel des Alltags untergeht. Plane immer auch Zeit für dich selbst ein. So lädst du deinen Akku wieder auf und bist danach für deine Lieblingsmenschen noch wertvoller, noch aufmerksamer und noch präsenter. Niemand hat etwas von der ausgelaugtesten Version deiner selbst, deine Lieblingsmenschen verdienen die beste Version von dir.

Mir persönlich ist es sehr wichtig, dass ich mir morgens Gedanken mache, welcher Mensch ich heute sein möchte. Möchte ich Lebensfreude verbreiten? Oder zieh ich andere Menschen (unbewusst) runter, da ich mir meiner Außenwirkung nicht bewusst bin?

Indem ich morgens meinen Fokus setze, erzeuge ich für mich die Klarheit, wie ich wirken und wie ich mich verhalten möchte. Stück für Stück entwickelt sich so eine Routine, die mich immer mehr und mehr zu dem Ideal von Menschen werden lässt, das ich anstrebe. Und wenn ich das kann, kannst du das auch.

Tagesrückblick

Die Tagesplanung am morgen ist allerdings nur die halbe Miete. Wenn du dir nur Ziele setzt, aber nicht überprüfst, inwieweit du sie überhaupt erreicht hast, blickst du immer nur nach vorne, ohne aus der Vergangenheit zu lernen.

Deshalb mache ich jeden Abend einen kurzen Tagesrückblick.

Ziele erreicht – oder nicht?

Dir sind sicher schon neben dem Zeitplan und den Tageszielen die kleinen Checkboxen (also leeren Kästchen) aufgefallen. Mein erster Schritt am Abend ist, abzuhaken, was ich mir vorgenommen und auch erreicht habe. Wenn ich etwas nicht erreicht habe, weil mir z. B. etwas anderes dazwischenkommen ist, stell ich mir die Frage, ob ich dadurch etwas an meiner Planung ändern muss (z. B. mehr Pufferzeiten einplanen).

Ganz wichtig: Das Leben heißt Veränderung und Unplanbarkeit. Dieser Plan ist eine Vorlage für die, zu dem Zeitpunkt der Planung, wichtigsten Themen. Es ist ganz normal, dass du im Laufe des Tages neue, wichtigste Aufgaben bekommst. Das Ziel der Tagesplanung ist nicht, stur am Plan festzuhalten, sondern deinem Tag einen Rahmen zu geben. Dieser Plan soll dich auf Kurs halten, wenn keine Änderungen der Prioritäten eingehen. Falls doch, bleib flexibel und freu dich über Veränderung (du kannst sie sowieso nicht verhindern, selbst wenn du wollen würdest).

Wie war dein Tag?

Nachdem die Aufgaben und Ziele abgehakt wurden, geht es zur rechten Hälfte des Blattes, zum Tagesrückblick.

Ganz zu Beginn starte ich mit der Frage, wie mein Tag war. Wie war ich gelaunt? Wie habe ich mich gefühlt? Daneben notiere ich kurz & knapp den Grund.

Routinentracker

Wie du sicher schon mitbekommen hast (z. B. über meine Postserie Gewohnheiten-Trilogie) bin ich ein bekennender Fan von positiven Routinen. Was mich auch ständig dazu bringt, dass ich entweder eine schlechte Gewohnheit durch eine bessere ersetzen, oder mir eine neue Gewohnheit zulegen möchte.

Vor allem bei Gewohnheiten ist die Regelmäßigkeit extrem wichtig. Du musst deine Gewohnheit konsequent für mindestens 4 Wochen am Stück durchziehen, bevor dein Kopf akzeptiert, dass du das ab jetzt immer machen wirst. Wie Zähneputzen, da gibt es auch kein Hinterfragen deines Kopfs, ob das jetzt wirklich sein muss.

An dieser Stelle trage ich meine Gewohnheiten ein, die ich zukünftig in meinem Leben haben möchte und bewerte am Abend, ob es geklappt hat oder nicht. Ja oder nein. Kein „ein bisschen“ oder „jein“, das ist beides Mal nicht erreicht, wir bleiben konkret und machen uns nichts vor.

Lerne aus diesem Tag

Der Kern meines Tagesrückblicks ist festzustellen, was mir gut gelungen und was mir noch nicht so gut gelungen ist. Dabei ist es natürlich mein Ziel herauszufinden, wie ich es besser machen könnte. Die ersten beiden Fragen beschäftigen sich allein mit diesem Thema, während die Fragen 3 und 4 einen Blick in die Zukunft und die Vergangenheit geben:

Was ist mir gut gelungen?
Hier kommt alles rein, was geklappt hat. Darauf kann ich stolz sein und das möchte ich weiterhin so machen. Highlighte hier alles, was du heute als Erfolg verbuchen konntest. Ohne das schriftlich festzuhalten, nehmen wir das gerne als normal und gegeben hin und legen unseren Fokus eher auf Dinge, die nicht so gut geklappt haben (obwohl sie oft ein viel kleinerer Bruchteil unseres Tages waren).
Was habe ich gelernt?
Negativere Menschen würden hier vielleicht eher zu der Formulierung tendieren „Was habe ich verbockt?“ oder „Was hat nicht so geklappt wie gedacht?“. Da aber allein die Formulierung schon zeigt, was für ein Mensch du bist und was das Ziel deiner Frage ist, beschäftige ich mich nicht damit, mir Vorwürfe zu machen, dass ich etwas verbockt habe. Sondern ich blicke sachlich auf das, was passiert ist und analysiere, was ich daraus lernen konnte und zukünftig besser machen kann. Ich stell mir auch die Frage, ob mich dieses Thema noch in einem 1 Tag, in 1 Woche oder in 1 Jahr wurmen wird. Meistens ist die Antwort darauf nein und alles halb so wild.
Welche Ideen hatte ich?
Ist mir heute eine gute Idee gekommen, die ich gerne weiter verfolgen und durchdenken möchte? Ich muss mir Ideen immer sofort aufschreiben, da ich sie sonst wieder vergesse. Ich hole also auch regelmäßig am Tag meine Tagesplanung raus und schreibe mir auf, an was ich mich erinnern möchte. Mein Gehirn möchte ich frei haben zum Denken, nicht zum Erinnern. Diese Ideen gehe ich dann später wieder durch und entscheide, welche davon ich weiter verfolgen möchte und welche nicht.
An was möchte ich mich erinnern?
Ich nenne diesen Block gerne „Meinen Erinnerungssafe“. Hier speicher ich alles ab, was ich erlebt habe und mich wieder daran erinnern möchte. Wie oft passiert es sonst, dass einmalige Momente einfach in der Versenkung unserer Erinnerung verschwinden. Unser Gehirn kann sich nicht dauerhaft alles merken. Papier ist geduldig und ich liebe es, bei meinen Wochen-, Monats- und Jahresrückblicken in meinen Erinnerungssafe zu schmökern und bin jedes Mal wieder erstaunt, was ich ohne ihn alles schon wieder vergessen hätte. Und freue mich darüber, es aufgeschrieben zu haben, um es noch ein weiteres Mal (gedanklich) zu durchleben.

Ganz wichtig an dieser Stelle:
Bewahre in deinem Erinnerungssafe nur Positives auf. Du entscheidest selbst, welche Lebensgeschichte du dir über dich selbst erzählst und was für dich wichtig ist im Leben.

Oder um es mit den Worten von Monty Python zu sagen:
„Always look on the Bright Side of Life.“

Optimale Zeiten für Tagesplanung und -rückblick

Beim Tagesplan ist es wichtig, dass du ihn erstellst, bevor dein Tag über dich hinwegrollt. Heißt, morgens. Oder: Schon am Abend davor.

Ich erstelle meinen Tagesplan gerne schon am Abend zuvor. Ich lege ihn direkt nach meines Tagesrückblicks an. Das hat für mich den Vorteil, dass morgens mein Tagesplan schon bereitliegt. Ich muss nicht erst noch grübeln, was heute wichtig ist. Ich habe bereits meinen Tagesplan vor mir und nutze das erneute Durchlesen dieses Plans für Ergänzungen und Verfeinerungen.

Der Tagesrückblick sollte logischerweise zu einer Uhrzeit stattfinden, wenn der Großteil deines Tages bereits vorbei ist.